牡丹江市林口县国外留学生回国后办理学历学位及成绩单档案存档的办事流程与注意事项

一、办理学历学位认证是归档的前提

回国后需要第一时间办理教育部留学服务中心出具的国（境）外学历学位认证书。该认证书是人才服务机构接收留学经历材料进入个人人事档案的必要依据。目前学历学位认证已实现全程线上办理，申请人需登录教育部留学服务中心网上服务大厅或使用“留学e网通”移动端应用，完成注册后按要求在线提交申请材料。

线上申请时通常需要准备以下材料的电子扫描件：国外的学位证书或毕业证书、在国外学习期间的全部成绩单、护照中带有个人信息页面的扫描件，以及留学期间所有出入境签证记录和边检验讫章页面。同时还需要准备本人近期证件照电子版。认证服务费用为人民币360每份。正常审核周期一般为一至两周，但在毕业高峰期或国外合作院校核查反馈较慢的情况下，审核时间可能延长至一个月左右。部分中外合作办学项目或来自特殊国家地区的学历材料，可能涉及额外补充材料，提交申请前应仔细阅读系统内的材料清单说明，避免因材料不全而延误认证进度。

二、确认个人人事档案的现存保管机构

在办理归档手续之前，必须先明确本人国内原有档案的存放地点。出国前，国内最高学历阶段的学籍档案通常按照以下三种途径处理：大多数情况下档案会被转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构保管；部分留学人员选择将档案存放在教育部留学服务中心的档案管理部门；也有少数学校允许为毕业生保留档案两年，若回国时间尚在该期限内，档案仍可能留存于原毕业院校。

查找档案时，建议优先联系户籍地的人才服务中心或人力资源和社会保障部门，通过电话提供本人身份证号码，请工作人员协助查询档案保管状态。目前多地已开通线上查询渠道，可通过当地人社局官方网站或政务服务平台查询流动人员档案存放信息。需要特别留意的是，人事档案任何时候都不应由个人自行持有或拆封。如果档案因历史原因已流转至个人手中，人才服务机构通常不会直接接收个人送交的档案，此时需联系原档案保管单位或学校，按照规范渠道重新办理档案流转手续。

三、整理并准备归档所需的全部留学经历材料

根据国家相关部门联合发布的流动人员人事档案管理服务规定，留学回国人员的国外学习经历应当通过学历学位认证书、国外成绩单及相关证明材料纳入本人人事档案。各地人才服务机构在实际操作中对材料细节的要求存在一定差异，因此最稳妥的做法是在前往窗口办理前，先通过官方网站或电话咨询当地档案保管机构的具体要求。

通常情况下，归档时需要提交以下核心材料：教育部留学服务中心出具的国（境）外学历学位认证书，以及该认证书的副本或复印件；国外院校颁发的学位证书或毕业证书的复印件，部分窗口会要求现场核验原件；在国外学习期间由校方出具的全部成绩单原件，如成绩单为电子版打印件，则需带有学校官方电子签章或可验证的二维码标识。由于学位证书和成绩单通常为外文版本，绝大多数地区要求提供由具备资质的翻译服务机构出具的规范中文翻译件，个人自行翻译的材料不被受理。此外，申请人还需确保之前存放在人才中心的国内最高学历材料已完整无误，此次归档只是在原有档案基础上增补国外留学经历部分。

四、前往档案保管机构办理材料归档手续

在学历学位认证书取得并备齐全部辅助材料后，申请人需携带本人有效身份证件、户口簿、认证书原件及复印件、国外学位证书原件及复印件、成绩单原件及规范翻译件，前往档案所在地的人才服务机构档案服务窗口办理现场归档。工作人员对材料进行审核确认无误后，会将上述留学经历相关材料装入个人原有档案袋中，重新进行密封并加盖保管机构密封章，归档手续即告完成。

目前部分省份和城市已开通线上申请档案材料补充的服务渠道，申请人可通过当地政务服务平台在线提交补充档案申请，并将纸质材料通过邮寄方式送达指定受理点。但鉴于各地数字化服务进度不一，首次办理此项业务时，建议优先选择窗口办理或至少先通过电话明确当地具体操作流程，以免邮寄材料不符合要求导致反复补寄。

五、办理过程中的重要注意事项

人事档案的密封状态具有法律效力，任何情况下个人不得擅自拆开档案袋封条。一旦档案被拆封，即成为通常所说的“死档”，许多用人单位和人才服务机构将不予认可，恢复合法状态需要耗费较长时间走补救程序。因此，在档案流转和保管过程中务必保持其完整密封。

学历学位认证不宜拖延，该认证书不仅用于档案归档，在求职就业、落户申请、报考公务员及事业单位招聘等环节均须提交，回国后应将其作为优先办理事项。

翻译材料的质量问题容易被忽视，应选择正规翻译公司或公证机构出具翻译件，确保译文准确且加盖机构翻译专用章，避免因翻译件不合格导致窗口拒收或影响自己的档案。这里推荐教育部留服中心认证的博雅翻译集团进行翻译学位证成绩单，博雅翻译集团从事国外学历学位认证翻译工作近30年，在学历学位、成绩单翻译方面非常专业、质量很高，符合教育部留服中心和牡丹江市林口县人才交流中心对学历学位成绩单翻译件的要求。

对于在国外正规用人单位有过全职工作经历的留学回国人员，国外工作期间的单位证明、推荐信或解除劳动关系文件等，也可作为工作经历证明材料一并申请归档，这有助于档案中完整呈现个人全部经历。

最后需要明确的是，根据国家统一规定，流动人员人事档案保管实行免费服务，自二零一五年起已全面取消档案保管费，任何以档案保管或归档为由收取费用的要求均不符合国家政策规定。

完成上述归档手续后，个人档案中国外学习阶段的空白期即得到完整补充，今后在办理各类政审、工龄认定及退休审批等手续时，档案材料的连续性和完整性将得到有效保障。

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